Junior management assistent (32-36 uur)

Tijdens jouw aanwezigheid worden zowel collega’s als bezoekers gastvrij ontvangen, ben je verantwoordelijk voor het plaatsen van bestellingen, het reserveren van busjes, postverwerking, agendabeheer en notuleer je vergaderingen. Klinkt deze combinatie van front- en backoffice werkzaamheden jou als muziek in de oren, dan ben jij diegene die wij zoeken!

Een dag uit het (nooit saaie) leven van een junior management assistent

• Je komt binnen, eerst even koffie doen en bijkletsen met je collega’s.
• Vervolgens begin je met het plannen van jouw dag; mailboxen doornemen, agenda's van de MT leden scannen op bezoekers, post inboeken, vergadering voorbereiden etc. 
• Dan begint het prioriteren van je werkzaamheden: je weet hierbij moeiteloos vragen te stellen om helder te krijgen welke werkzaamheden als eerste moeten worden opgepakt.
• En dan heb je de lead! Het spannendste onderdeel van jouw baan begint: het bieden van de juiste ondersteuning en zorgen dat alles op rolletjes loopt.
• Tussendoor ontvang je bezoekers, bedien je de telefooncentrale en zet je koffie klaar voor afspraken en vergaderingen.

Wie ben jij?

• Jij bent in het bezit van kennis op secretarieel gebied op minimaal MBO-4 niveau met minimaal 2 jaar werkervaring.
• Je bent een teamplayer, beschikt over een gezonde dosis humor en kunt goed zelfstandig werken.
• Je bent integer en weet ondanks alle drukte de juiste prioriteiten te stellen.
• Je hebt een zeer goede Nederlandse uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift.
• Je vindt het leuk om proactief mee te denken met het verbeteren van onze werkprocessen.
• Je plant, organiseert, en begeleidt de werkzaamheden waarbij je eventuele knelpunten tijdig signaleert.
• Je hebt een goed beheersing van Office 365.
• Je krijgt energie van een dynamische werkomgeving en kunt goed schakelen tussen het contact met bezoekers, collega’s, telefoon en verschillende systemen.

Wat ga je doen?

• Agenda- en mailboxbeheer.
• Postverwerking.
• Regelen van busjes voor teamuitjes.
• Kantoorartikelen bestellen.
• Receptiewerkzaamheden (bezoekers ontvangen, telefooncentrale bedienen).
• Zakenreizen organiseren.
• Bijeenkomsten organiseren.
• Notuleren van vergaderingen.
• Bewaken van diverse deadlines en processen.

Wat bieden wij:

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de Gezamenlijke Brandweer investeren we in jouw toekomst. We bieden ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proefperiode van één jaar. Bij voldoende functioneren wordt de aanstelling na een jaar omgezet in een vaste aanstelling.

Verder kun je het volgende van ons verwachten:

• Een passend salaris dat hoort bij de functie, en aansluit op jouw profiel en ervaring. Dit salaris bedraagt maximaal € 3.500,- bruto per maand (SK 6) op basis van een 36-urige werkweek. Definitieve inschaling vindt plaats op basis van ervaring en profielmatch
• Individueel Keuze Budget (IKB), hieronder vallen het vakantiegeld, eindejaaruitkering en de werkgeversbijdrage levensloopvergoeding) wat zich vertaalt in een maandelijkse opbouw van 18,63%. Dit bedrag kan je gedurende (een deel van) het jaar laten accumuleren of in een gewenste maand laten uitkeren met de salarisbetaling.
• Collectieve ziektekostenverzekering
• Gunstige pensioenregeling bij het ABP

Wat verder belangrijk is:

• Je werkdagen zijn voor de fulltime functie maandag t/m vrijdag en voor de parttimefunctie maandag t/m donderdag van 08.30 – 17.00 uur.
• Houd er rekening mee dat deze functie niet kan worden uitgevoerd vanuit huis.
• Eigen vervoer is noodzakelijk, aangezien onze locatie niet met het Openbaar Vervoer bereikbaar is.
• Een Persoonlijke Profiel Analyse (PPA) onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.
• De Gezamenlijke Brandweer werkt hard aan een open en veilige werkcultuur waarin divers talent tot bloei komt.
• Ben jij onze kandidaat? Dan ontvang je een snel een uitnodiging om kennis te komen maken.

Interesse?

Bel of mail met Simone Verhoeven, Teamleider Secretariaat (06-22277657), als je meer informatie over de functie wilt hebben. Neem voor vragen over de sollicitatieprocedure contact op met Shirby Heij, HR Adviseur (06-23026860).

Solliciteer via de sollicitatiebutton.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Bedrijfsvoering

Als Gezamenlijke Brandweer streven wij ernaar om met vakbekwame collega’s, die trots zijn op hun vakmanschap, een professionele industriële incidentenbestrijdingsorganisatie te zijn die in verbinding staat met onze stakeholders, waarbij veiligheid een centraal thema is. Hierbij is het voor onze organisatie van groot belang continu in staat te zijn om in te spelen op veranderingen. Daarbij is ‘Bedrijfsvoering in control’ een belangrijk onderdeel. Als junior management assistent maak je hier een onmisbaar onderdeel van uit en ben je het eerste aanspreekpunt voor de collega’s en stakeholders.

Gezamenlijke Brandweer. Professionals in incidentbestrijding en dienstverlening!

De Gezamenlijke Brandweer is een samenwerkingsverband tussen meer dan vijftig bedrijven in het haven- en industriegebied van Rotterdam en de Gemeente Rotterdam. De organisatie verzorgt in dit gebied de brandbestrijding en hulpverlening en heeft daarbij de verplichting tot het in stand houden van een bedrijfsbrandweer. De Gezamenlijke Brandweer staat voor het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt; het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand; het beperken en bestrijden van rampen.

Alle 300 collega’s van de Gezamenlijke Brandweer voelen passie voor hun werk en zijn betrokken bij hun klanten. Veiligheid, samenwerken, innoveren en flexibiliteit vormen de pijlers van onze kwaliteit en succes.